Un quesito molto importante: quanto si possono conservare le immagini registrate dai sistemi di videosorveglianza? Le immagini delle persone fisiche raccolte tramite un sistema di videosorveglianza non possono essere mantenute per un periodo non stabilito, cioè finché c’è spazio nei dischi di registrazione, ma occorre fissare un termine di conservazione, oltre il quale andranno eliminate. Ma qual è il termine di conservazione? E chi lo stabilisce?
QUANDO LA LEGGE INDIVIDUA UN TERMINE
Proviamo a fare un esempio: nell’ambito dell’utilizzo da parte dei Comuni di sistemi di videosorveglianza in luoghi pubblici o aperti al pubblico per la tutela della sicurezza urbana “la conservazione dei dati, delle informazioni e delle immagini raccolte mediante l’uso di sistemi di videosorveglianza è limitata ai sette giorni successivi alla rilevazione, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione”; andando nel concreto sono speciali esigenze eventuali specifiche richieste dell’autorità giudiziaria o della polizia giudiziaria in relazione ad un’attività investigativa in corso. Chiaramente nei casi in cui il tempo è fissato da una norma le difficoltà di cui prima non sussistono: basta fare riferimento a quanto stabilito dal legislatore per il termine di registrazione.
QUANDO LA LEGGE NON INDIVIDUA UN TERMINE
Se la legge non corre in soccorso, il tempo di conservazione deve essere definito direttamente dal titolare del trattamento tenendo conto del contesto e delle finalità del trattamento, nonché del rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche. Spetta, cioè, a chi decide di mettere e utilizzare il sistema di videosorveglianza individuare i tempi di conservazione delle immagini, tenendo conto dei principi generali stabiliti dalla normativa di settore e, in particolare, i principi di minimizzazione e limitazione della conservazione, in base ai quali i dati personali devono essere trattati e conservati nei limiti di quanto necessario rispetto alle finalità per cui sono acquisiti. Ma come, nel concreto? Come si legge nel pronunciamento del Comitato europeo per la protezione dei dati nelle sue linee guida del 3/2019 e come è indicato anche nelle Faq sulla videosorveglianza del Garante della privacy, se la TVCC è utilizzata, ad esempio, a protezione del patrimonio per rilevare atti vandalici, i dati personali dovrebbero essere cancellati dopo pochi giorni, arco di tempo che di solito basta per raggiungere l’obiettivo che sta dietro la registrazione. Questo non vuol dire però che non sia possibile superare il limite di 24 o 48 ore. È possibile, infatti, per il titolare, inserire un termine di conservazione che vada oltre rispetto a quello di pochi giorni, ma solo dopo aver proceduto a una specifica e documentata valutazione che fornisca le pezze d’appoggio per giustificare le esigenze a fronte delle quali intenda, ad esempio, conservare le immagini per 7 giorni o più. Così, per le stesse finalità di tutela del patrimonio, è vero che normalmente il tempo di conservazione dovrebbe essere di 24 ore, ma la chiusura nei fine settimana o il contesto in cui il sistema viene installato potrebbero giustificare un periodo di conservazione più lungo.
CAPITOLO LUOGHI DI LAVORO
Qui interviene l’art.4 dello Statuto dei Lavoratori, che stabilisce che prima di installare sistemi di videosorveglianza che possono riprendere i lavoratori, il datore di lavoro deve sottoscrivere apposito accordo con le rappresentanze sindacali o, in mancanza, deve fare riferimento all’Ispettorato del Lavoro a cui deve richiedere specifica autorizzazione. Questo vuol dire che – anche in assenza di norme di legge che definiscano il tempo di conservazione, col titolare che può fissare un termine – non si può prescindere da quanto stabilito nell’accordo sindacale o nel provvedimento dell’Ispettorato del lavoro (che se ad esempio autorizza un tempo di conservazione di 2 giorni ha un valore preponderante rispetto alla decisione del datore di tenere le immagini per più tempo).
RIASSUMENDO
Qui facciamo riferimento al Garante della Privacy, nella sezione FAQ. Citiamo testualmente: “In via generale, gli scopi legittimi della videosorveglianza sono spesso la sicurezza e la protezione del patrimonio. Solitamente è possibile individuare eventuali danni entro uno o due giorni. Tenendo conto dei principi di minimizzazione dei dati e limitazione della conservazione, i dati personali dovrebbero essere – nella maggior parte dei casi (ad esempio se la videosorveglianza serve a rilevare atti vandalici) – cancellati dopo pochi giorni, preferibilmente tramite meccanismi automatici. Quanto più prolungato è il periodo di conservazione previsto (soprattutto se superiore a 72 ore), tanto più argomentata deve essere l’analisi riferita alla legittimità dello scopo e alla necessità della conservazione. Ad esempio, normalmente il titolare di un piccolo esercizio commerciale si accorgerebbe di eventuali atti vandalici il giorno stesso in cui si verificassero. Un periodo di conservazione di 24 ore è quindi sufficiente. La chiusura nei fine settimana o in periodi festivi più lunghi potrebbe tuttavia giustificare un periodo di conservazione più prolungato”.
Per ogni tua domanda che riguarda i sistemi TVCC, i nostri tecnici di Datacom sono a disposizione.
